Für den ersten Automatisierungsschritt eignen sich wiederkehrende Abläufe mit stabilen Regeln, ausreichendem Volumen und sichtbaren Fehlerkosten. Prozesse mit vielen ungeklärten Sonderfällen sollten zunächst fachlich vereinheitlicht werden, bevor Technik sie schneller macht.
Woran Sie den Bedarf erkennen
- Der Ablauf tritt täglich oder wöchentlich in ähnlicher Form auf.
- Eingaben werden geprüft, übertragen, sortiert oder zugeordnet.
- Die häufigsten Ausnahmefälle lassen sich klar beschreiben.
- Zeitgewinn oder Qualitätsverbesserung können gemessen werden.
Vorgehen in fünf Schritten
- 01
Volumen bewerten
Wie oft läuft der Prozess und wie viele Personen sind beteiligt?
- 02
Regelklarheit prüfen
Sind Entscheidung, Eingaben und Ausnahmen fachlich beschreibbar?
- 03
Fehlerkosten erfassen
Welche Nacharbeit, Verzögerung oder Kundenwirkung entsteht heute?
- 04
Integrationen begrenzen
Kann ein erster Ablauf mit wenigen stabilen Datenquellen starten?
- 05
Pilot priorisieren
Mit dem besten Verhältnis aus Nutzen, Klarheit und Umsetzungsrisiko beginnen.
Aus unserer Arbeit · anonymisiert
Eingangsrechnungen prüfen und zur Freigabe weiterleiten
Für einen Betrieb wurde ein digitaler Rechnungseingang umgesetzt. Rechnungsdaten werden ausgelesen, Pflichtangaben geprüft und mögliche Dubletten markiert. Anschließend werden die Belege an die zuständigen Freigabeverantwortlichen weitergeleitet.
Umsetzung bei den Referenzen ansehenAutomatisieren Sie zuerst, was häufig, regelbasiert und messbar ist – nicht unbedingt, was im Meeting am lautesten stört.