Eine gewachsene Systemlandschaft wird schrittweise modernisiert. Zuerst werden führende Datenquellen und Übergaben festgelegt. Danach wird ein Ende-zu-Ende-Prozess verbunden. Alte Werkzeuge bleiben so lange verfügbar, bis der neue Ablauf fachlich abgenommen und im Alltag stabil ist.
Woran Sie den Bedarf erkennen
- Mehrere Listen enthalten unterschiedliche Versionen derselben Stammdaten.
- Mitarbeitende bauen eigene Schattenprozesse, weil das Hauptsystem zu starr ist.
- Übergaben hängen von manuellen Exporten, Importen und persönlichen Kontrollen ab.
- Ein Systemwechsel würde aktuell den laufenden Betrieb gefährden.
Vorgehen in fünf Schritten
- 01
Führende Datenquelle festlegen
Für Kunde, Auftrag, Material und Abrechnung jeweils die führende Quelle bestimmen.
- 02
Übergaben kartieren
Doppelerfassung, Datei-Exporte und manuelle Kontrollpunkte sichtbar machen.
- 03
Bestehende Systeme einbinden
Bestehende Systeme über klar definierte Schnittstellen weiterverwenden.
- 04
Parallel absichern
Für eine begrenzte Zeit Alt- und Neuablauf kontrolliert vergleichen.
- 05
Erst dann abschalten
Alte Wege nur nach fachlicher Abnahme und geklärtem Rückfallplan entfernen.
Aus unserer Arbeit · anonymisiert
Aus E-Mails Aufgaben mit Fristen erstellen
Für ein Projektteam wurde ein Ablauf umgesetzt, der Arbeitsaufträge und Fristen aus ausgewählten E-Mails als Aufgaben vorschlägt. Nach Bestätigung werden sie in Microsoft Planner angelegt und mit der ursprünglichen Nachricht verknüpft.
Umsetzung bei den Referenzen ansehenDie beste Ablösung ist unspektakulär: Der Betrieb läuft weiter, während Schritt für Schritt eine verlässliche Systemkette entsteht.